Quando nos colocamos na posição de empresários (e todo cirurgião dentistaque abriu seu consultório é um), nos deparamos com situações limite no que diz respeito à gestão da empresa. Uma delas é relativa ao custo.
Um dos grandes erros da gestão é ser o profissional papagaio. O profissional papagaio é aquele que fala (e age) simplesmente porque um outro alguém falou que assim deve ser. O primeiro passo para se tornar um bom gestor é saber processar as informações que recebe. É entender que existem várias variáveis. Assim, como na saúde, a gestão necessita de diagnóstico (único para cada caso). É preciso pensar em suas decisões e no impacto que elas trarão para o seu negócio.
Bem, o profissional papagaio aparece muito no quesito custo. Ouvimos um dia falar que devemos sempre reduzir os custos. Isso sempre me soou como um grande problema de gestão. Se você precisa sempre reduzir custo, é pressuposto que está sempre gastando mais do que precisa. No fundo, é preciso sempre analisar os seus custos. Em alguns momentos vamos precisar reduzi-los, sim, outras vezes, não.
Em uma primeira análise, dos custos, podemos classificar os custos em necessários e desnecessários. Fica simples assim: custos que tem utilidade para o seu negócio e os que não têm. Esta análise tem como base o seu planejamento estratégico, mais especificamente no propósito da organização. O propósito é composto por quatro partes: missão (qual a razão de ser), visão (como quero ser visto), valores (quais atitudes não abrimos mão) e a opção estratégica. O corte ou redução de custos que impactam negativamente em qualquer um desses itens podem afetar sobremaneira o sucesso do seu empreendimento.
Imagine se sua opção estratégica seja baseada na inovação e você tenha um público cativo. E aí, para reduzir custo, você não investe mais em novos equipamentos, em novos produtos, para de ir a Congressos etc. Vai começar a perder clientes. Você diminui o custo, mas junto a ele, o faturamento. O mesmo ocorre nas outras duas formas que compõe a opção estratégica. Caso tenha optado pelo relacionamento com o cliente, você não pode cortar itens que colaborem para opção escolhida. Não deve parar de enviar cartões de aniversário, natal, programas de aproximação etc. Mas, talvez, o maior perigo esteja na opção de excelência em processos. Assim, caso haja uma gestão correta, você já “enxugou” tudo o que podia. Um corte errado nos custos pode diminuir a qualidade do serviço que executa.
Como disse acima, o que devemos fazer é sempre ficarmos em alerta e analisarmos cada situação em particular. Podemos sempre pesquisar novos fornecedores, não deixar luzes, ar condicionados, computadores etc, ligados sem necessidade. Não podemos deixar de fazer cotações em várias dentais, buscando o melhor preço e forma de pagamento. Ainda assim, alguns cuidados são importantes: segundo informações que recebemos (não tão fidedignas, mas que fazem sentido) nos dizem que o processo de ligar um computador consome o equivalente a uma hora dele ligado. Com o ar a coisa é mais ou menos parecida. Caso vá se ausentar da sala por pouco tempo, não compensa desligá-lo, posto que a temperatura ambiente subirá e ele, então, ficará mais tempo com o motor ligado para chegar na temperatura adequada.
Algumas dicas importantes:
- O uso do skype e do MSN podem diminuir custo de telefonia na confirmação de consultas. Porém a funcionária não pode ficar de “conversê” com suas amigas e amigos.
- Ligações de telefone fixo para celulares são muito mais caros que de celulares para celulares.
- Fechar a água da cuspideira quando não estiver atendendo paciente (e no intervalo entre eles). Caso tenha uma auxiliar, ela pode ligar a água somente quando o paciente for cuspir.
- Desligar o monitor do computador quando não estiver usando (ele sim, consome muita energia).
- Verificar tarifas bancárias e negociá-las com o gerente.
- Negociação eficaz do aluguel (caso tenha) entre outros.
Tudo isso que estou tratando neste artigo se aplica em situações normais de andamento do consultório. Em situações de crise financeira, é preciso uma análise bem aprofundada de impacto nas decisões. Pode ser que se não cortar alguns custos, você “quebre”. Pode ser que se cortar, também “quebre”.
O mais importante que você deve ter em mente é que uma empresa, entre outras coisas, é feita de despesas e receitas. Quanto mais você recebe e gasta menos, mais sobra (lucro). Porém, existem custos que, se cortados, diminuem a receita. Cautela e caldo de galinha não fazem mal a ninguém. E, como eu não gosto de caldo de galinha, apenas a cautela basta. Não engula, apenas pense nisso!
Um dos grandes erros da gestão é ser o profissional papagaio. O profissional papagaio é aquele que fala (e age) simplesmente porque um outro alguém falou que assim deve ser. O primeiro passo para se tornar um bom gestor é saber processar as informações que recebe. É entender que existem várias variáveis. Assim, como na saúde, a gestão necessita de diagnóstico (único para cada caso). É preciso pensar em suas decisões e no impacto que elas trarão para o seu negócio.
Bem, o profissional papagaio aparece muito no quesito custo. Ouvimos um dia falar que devemos sempre reduzir os custos. Isso sempre me soou como um grande problema de gestão. Se você precisa sempre reduzir custo, é pressuposto que está sempre gastando mais do que precisa. No fundo, é preciso sempre analisar os seus custos. Em alguns momentos vamos precisar reduzi-los, sim, outras vezes, não.
Em uma primeira análise, dos custos, podemos classificar os custos em necessários e desnecessários. Fica simples assim: custos que tem utilidade para o seu negócio e os que não têm. Esta análise tem como base o seu planejamento estratégico, mais especificamente no propósito da organização. O propósito é composto por quatro partes: missão (qual a razão de ser), visão (como quero ser visto), valores (quais atitudes não abrimos mão) e a opção estratégica. O corte ou redução de custos que impactam negativamente em qualquer um desses itens podem afetar sobremaneira o sucesso do seu empreendimento.
Imagine se sua opção estratégica seja baseada na inovação e você tenha um público cativo. E aí, para reduzir custo, você não investe mais em novos equipamentos, em novos produtos, para de ir a Congressos etc. Vai começar a perder clientes. Você diminui o custo, mas junto a ele, o faturamento. O mesmo ocorre nas outras duas formas que compõe a opção estratégica. Caso tenha optado pelo relacionamento com o cliente, você não pode cortar itens que colaborem para opção escolhida. Não deve parar de enviar cartões de aniversário, natal, programas de aproximação etc. Mas, talvez, o maior perigo esteja na opção de excelência em processos. Assim, caso haja uma gestão correta, você já “enxugou” tudo o que podia. Um corte errado nos custos pode diminuir a qualidade do serviço que executa.
Como disse acima, o que devemos fazer é sempre ficarmos em alerta e analisarmos cada situação em particular. Podemos sempre pesquisar novos fornecedores, não deixar luzes, ar condicionados, computadores etc, ligados sem necessidade. Não podemos deixar de fazer cotações em várias dentais, buscando o melhor preço e forma de pagamento. Ainda assim, alguns cuidados são importantes: segundo informações que recebemos (não tão fidedignas, mas que fazem sentido) nos dizem que o processo de ligar um computador consome o equivalente a uma hora dele ligado. Com o ar a coisa é mais ou menos parecida. Caso vá se ausentar da sala por pouco tempo, não compensa desligá-lo, posto que a temperatura ambiente subirá e ele, então, ficará mais tempo com o motor ligado para chegar na temperatura adequada.
Algumas dicas importantes:
- O uso do skype e do MSN podem diminuir custo de telefonia na confirmação de consultas. Porém a funcionária não pode ficar de “conversê” com suas amigas e amigos.
- Ligações de telefone fixo para celulares são muito mais caros que de celulares para celulares.
- Fechar a água da cuspideira quando não estiver atendendo paciente (e no intervalo entre eles). Caso tenha uma auxiliar, ela pode ligar a água somente quando o paciente for cuspir.
- Desligar o monitor do computador quando não estiver usando (ele sim, consome muita energia).
- Verificar tarifas bancárias e negociá-las com o gerente.
- Negociação eficaz do aluguel (caso tenha) entre outros.
Tudo isso que estou tratando neste artigo se aplica em situações normais de andamento do consultório. Em situações de crise financeira, é preciso uma análise bem aprofundada de impacto nas decisões. Pode ser que se não cortar alguns custos, você “quebre”. Pode ser que se cortar, também “quebre”.
O mais importante que você deve ter em mente é que uma empresa, entre outras coisas, é feita de despesas e receitas. Quanto mais você recebe e gasta menos, mais sobra (lucro). Porém, existem custos que, se cortados, diminuem a receita. Cautela e caldo de galinha não fazem mal a ninguém. E, como eu não gosto de caldo de galinha, apenas a cautela basta. Não engula, apenas pense nisso!
* Sobre o autor:
Claudinet Antonio Coltri Junior é palestrante, consultor organizacional de empresas e consultórios; coordenador dos cursos MBA Compacto em Administração de Consultório e Formação em ASB (ABO/MT); Coordenador dos Cursos de Gestão da Educação Tecnológica do UNIVAG/MT.
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